Panorama ERP actual

El panorama ERP está en continuo proceso de cambio, las grandes corporaciones desarrolladoras de ERPs comunmente para grandes empresas están entrando poco a poco en estrechos nichos de mercado que hasta el día de hoy habían ocupado decenas de pequeñas empresas que desarrollaban ERPs para sectores muy específicos. Estos sectores piden un sistema muy concreto que se adapte a su modelo de negocio y a sus características concretas. Estos sistemas eran anteriormente proporcionados por pequeñas empresas desarrolladoras de software que trabajaban de forma local vendiendo su producto a un reducido número de clientes.

Esta realidad ha ido cambiando en los últimos años desde que Microsoft Dynamics (Axapta), entre otras, está ocupando su espacio a nivel local. Han ido incorporando pequeños partners locales que trabajan desarrollando soluciones verticales y de esta forma entrando en pequeños nichos de mercado.

El mercado tiende a la concentración, y en unos años se prevé que queden sólo unos cuantos ‘jugadores’ en vida. Éstas pequeñas empresas, al ver que sus clientes se decantan por otro tipo de soluciones que prometen ser muy personalizables y adaptables a diversos entornos y modelos de negocio están viendo peligrar su futuro. Los empresarios de pequeñas empresas ven que ya no necesitan un programa hecho a medida que implica un tiempo total hasta su implantación más largo y un soporte en el futuro más cuestionable que el de las otras, parece ser que tienen mucha más confianza en soluciones que proporcionan las grandes empresas.

Según el Jordi Mas, de Openbravo, esto pequeños negocios locales desarrolladores de sistemas ERP tienen dos opciones. Escoger la píldora azul y convertirse en un partner de Microsoft, Oracle o SAP o escoger la roja y adaptar una solución abierta. Tomando la píldora roja podrán construir su propia solución vertical, dada su experiencia y su conocimiento del entorno local, con actuales ‘open source business stack of applications’, tener estándares abiertos, y ser efectivos en costes (puesto que las licencias cuestan una tercera parte que las soluciones propietarias), pueden escoger las tecnologías con las que quieren trabajar y tener acceso al conocimiento, en forma de código abierto que te permitirá sobresalir vendiendo tus soluciones opensource.

Por lo tanto tenemos un conjunto de micro y pequeñas empresas que históricamente habían acudido a empresas locales para el desarrollo de sus sistemas que empiezan a ser atraídas por la oferta de las grandes. Por lo tanto las empresas locales, al ver reducida su clientela se están decantando o por colaborar como partners con las grandes o hacer implantaciones de sistemas open-source.

ERPs para microempresa

No solo tiene que haber una preparación de material sobre los ERPs en el ámbito de la microempresa sino que es importante hacer un estudio de su difusión, un cambio de conciencia, un cambio de actitud por parte de los pequeños empresarios es fundamental para el crecimiento futuro de nuestro país. La microempresa no sólo ignora lo que hay en el mercado tecnológico-informático sino que es un escéptico nato en la materia, nunca se adaptarán a un software que les obliga cambiar el procedimiento de cualquier proceso interno. Es por eso que las grandes empresas desarrolladoras de sistemas ERP ya están con las manos en la masa llevando a cabo un plan para copar el mercado de esas empresas (que significan la importantísima cifra del 85% en número de empresas a nivel global). Los ERPs se están convirtiendo en algo cada vez más adaptable, pero hasta que no se produzca este cambio de conciencia no servirá de nada, hay que enseñar a estos empresarios que la mejora tecnológica puede mejorar tanto la gestión como la eficiencia de su empresa. Pero por mucho que se haga o se comente, sin una buena difusión no es nada.

Presupuesto real de implantación de Microsoft Navision

Presupuesto real de implantación de J.D. Edwards Rapid Start

La metodología Rapid Start no incluye los siguientes pasos:
· Migración de datos
· Carga de datos
· Adaptaciones o personalizaciones al software estándar
· Extensiones en circuitos o funcionalidades no incluidos en Rapid Start
· Interfases o integraciones con otros sistemas
· Informes personalizados
· Reingeniería de procesos de negocio
· Manuales de usuario final personalizados

Oferta económica (pedida para 4 ordenadores)
El coste cerrado de la implantación de la solución para XYZ S.L. es la siguiente:

Servicios de Consultoría (80 jornadas)
:40.000€

Licencias JDEdwards (10 usuarios, suites de Finanzas y Distribución)
: 22.000€

Hardware (estimado)
: 10.000€

Total:……………………… 72.000€

Los servicios incluyen la instalación de la solución en máquina y la formación, asi como
los posibles gastos de desplazamiento a XYZ.
El coste definitivo del Hardware se definirá a la confirmación de las necesidades reales
de XYZ SL.

El método de facturación será el siguiente:
· 20% a la aceptación de la propuesta.
· 60% en base mensual por los meses de duración del proyecto.
· 20% a la finalización y entrega del proyecto realizado.

Nuestras facturas van grabadas con el 16% en concepto de IVA.
No se generarán gastos adicionales de viaje y dietas.
El precio de la presente propuesta no incluye ninguna intervención fuera del horario
laboral de ABC.
Quedamos a su entera disposición para analizar cualquier otro enfoque o alternativa, así
como aclarar aquellos puntos que estimen convenientes. Una vez confirmado el ámbito
y alcance del proyecto les haremos llegar nuestra propuesta de colaboración definitiva.
Para cualquier consulta al respecto pueden ponerse en contacto con nuestro Gerente de
Cuenta A. B. o nuestro Director de la Unidad de Negocio de Ciudad X, S.P.

Necesito un ERP?

Inconvenientes de los ERPs

1. la implantación de un sistema ERP implica no solo enormes cambios en la infraestructura de tecnologías de información de la organización, sino también implica dramáticos cambios en los procesos de negocio, en la estructura y en cultura de la empresa.
Las organizaciones que no entiendan que deben realizar un proceso de implantación del sistema ERP que considere todos estos cambios tendrán problemas en su implantación o no alcanzarán altos niveles de integración entre procesos de negocios y funciones de la empresa.

2. superación del análisis costo/beneficio . Los costos de un sistema ERP son altos, se realizan por adelantado, son muy visibles, y muy a menudo son cobrados políticamente, en cambio, los beneficios casi invariablemente no pueden ser cuantificados al comienzo de un proyecto, y estos solo serán visibles cuando el sistema comience a operar, y quizás, un tiempo después de ello.

3. la inflexibilidad del sistema ERP. Tanto la tendencia a ser sistemas complejos, y por ende, difíciles de dominar totalmente, como la existencia de pocas personas a nivel mundial con experiencia en su instalación y mantenimiento, contribuyen a que un sistema ERP pueda transformarse en inflexible. Es más, si consideramos que este tipo de software esta profundamente interrelacionado con los procesos de negocios de la empresa, cuando una compañía necesite realizar grandes cambios en su organización deberá imperiosamente modificar el sistema ERP, pero esta modificación puede ser tan dificultosa como realizar los cambios en los viejos sistemas de información que fueron reemplazados por el ERP.

4. alcanzar beneficios estratégicos. Si una organización adopta procesos de negocios que nacen de los modelos genéricos que proporciona el proveedor del sistema ERP puede dejar de utilizar aquellos procesos de negocios únicos que han sido fuente de sus ventajas sobre la competencia. Asimismo, para algunas organizaciones la centralización de la coordinación y la toma de decisiones promovida por los sistemas ERP puede no ser la mejor forma de operar. Algunas empresas claramente no necesitan el nivel de integración que proporcionan los sistemas ERP (Davenport, 1998).

5. El éxito depende en las habilidades y la experiencia de la fuerza de trabajo, incluyendo la educación y como hacer que el sistema trabaje correctamente. Muchas compañías reducen costos reduciendo entrenamientos. Los propietarios de pequeñas empresas están menos capacitados, lo que significa que el manejo del sistema ERP es operado por personal que no está capacitado para el manejo del mismo.

Ventajas de los ERPs

De una forma más específica, Rashid et al. (2002) puntualiza los beneficios de los sistemas ERP en nueve puntos:

1. Acceso de información fiable. Este beneficio se logra por

(a) el uso de una base de datos común,

(b) la consistencia y exactitud de los datos

(c) las mejoras en los informes del sistema.

2. Evita redundancia de datos y operaciones. Como los distintos módulos del sistema ERP acceden en tiempo real a la misma base de datos central, se evitan dos cosas,

(a) los registros duplicados o múltiples de los mismos datos en el sistema, y

(b) la duplicación de las operaciones por falta de actualización del registro sobre ellas.

3. Reducción del tiempo de ciclo y de entrega. Este beneficio se logra, por una parte, al minimizar el proceso de recuperación, y por otra, al realizar informes sobre los retrasos de producción o entrega.

4. Reducción de costos. Esta reducción se debe tanto a la economía de tiempo, como a las mejoras en el control y en el análisis de las decisiones empresariales.

5. Fácil adaptabilidad. Los sistemas ERP se pueden modificar a través de la redefinición de sus distintos procesos de negocio, esto hace fácil que se adapte y reestructure para satisfacer los nuevos requerimientos.

6. Mejoras en “escalabilidad”. Debido a un diseño modular y estructurado los sistemas ERP permiten realizar adiciones de funciones para aumentar o escalar la solución inicial.

7. Mejoras en el mantenimiento. La existencia de un contrato a largo plazo de mantenimiento con el proveedor, como parte de la adquisición de sistema ERP, hace
que mejore el proceso de mantener el sistema de información al día de los avances tecnológicos y de gestión.

8. Alcance fuera de la organización. Los módulos de extensión de los sistemas ERP como son los CRM (Customer Relationship Management - Gestión de la relación con el cliente), y los SCM (Supply Chain Management - Gestión de la cadena de abastecimiento) hacen que la organización se integre con clientes y proveedores, fuera de los límites tradicionales de la empresa.

9. Comercio electrónico y e-business. Por una parte esto es posible debido a que la infraestructura tecnológica de los sistemas ERP soportan procesos en Internet, lo que es básico para el comercio electrónico, y por otra parte, a que la adopción de los sistemas ERP desarrolla una cultura de colaboración.

Historia de los ERPs

Los antecedentes de los ERP datan de la Segunda Guerra Mundial, cuando el gobierno estadounidense empleó programas especializados que se ejecutaban en las enormes y complejos ordenadores recién surgidos en el principio de la década de los años 40 para controlar la logística u organización de sus unidades en acciones bélicas.

Estas soluciones tecnológicas, conocidas como los primeros sistemas para la planeación de requerimiento de materiales (Material Requirements Planning Systems o MRP Systems), son el antecedente histórico más remoto de los actuales ERP.

Pero la historia no para allí. Para el final de los años 50, los sistemas MRP brincaron las trincheras del ejército para hallar cabida en los sectores productivos en especial de los Estados Unidos de América. Las compañías que los adoptaron se dieron cuenta de que estos sistemas les permitían llevar un control de diversas actividades como control de inventario, facturación, y pago y administración de nómina.

De forma paralela, la evolución de las computación favoreció el crecimiento de estos sistemas en cuanto al número de empresas que optaban por ellos. Claro que esas computadoras eran muy rudimentarias pero contaban con la capacidad de almacenamiento y recuperación de datos que facilitaban procesar transacciones, es decir, manejar información y canalizarla de manera apropiada a aquellas áreas que, al integrarla, podían ejecutar acciones mucho más rápidas.

En las décadas de los años 60 y 70, los sistemas MRP evolucionaron para ayudar a las empresas a reducir los niveles de inventario de los materiales que usaban, esto porque, al planear sus requerimientos de insumos con base en lo que realmente les demandaban, los costos se reducían, ya que se compraba sólo lo necesario. Si hacemos una comparación con la preparación de un atleta, podemos decir que era como administrarle la dieta al competidor, evitando desperdiciar en la comida que no le hiciera falta.

Para la década de los años 80 estas soluciones tecnológicas pasaron a usar otras siglas: MRP II o planeación de los recursos de manufactura (Manufacturing Resource Planning). Su alcance fue distinto: permitían atender factores relacionados con la planeación de las capacidades de manufactura; un MRP II, a diferencia de los sistemas previos, reconocía que las empresas padecían interrupciones en la operación, cambios súbitos y limitaciones en recursos que iban más allá de la disponibilidad de materiales. Retomando nuestra analogía del deportista, un MRP II era como un entrenador que reconocía, por fin, que su atleta podía enfermarse o fallar en su rendimiento.

Así, a principios de los años 90, había dos posiciones en el escenario de soluciones tecnológicas para empresas: por un lado los MRP y por otro los MRP II. Pero el mundo había cambiado y estas soluciones nacidas en los ambientes de manufactura ya eran insuficientes para un mercado donde había organizaciones de todo tipo: de servicios, financieras, comerciales, entre otras, que también necesitaban una solución para controlar sus procesos y, en consecuencia, ser más competitivas. Había surgido una nueva clase de competidores. Si nos referimos a nuestro atleta, ahora ya no sólo se buscaba el entrenamiento para un deporte específico, sino para todas las disciplinas.

Características de los ERPs

Las características que distinguen a un ERP de un simple software empresarial es que debe ser un sistema integral, modular y adaptable.

-Debe ser integral porque permite controlar los diferentes procesos de la compañía bajo la óptica de que todos los departamentos de una empresa se relacionan entre sí, es decir, que el resultado de un proceso es punto de inicio del siguiente. Por ejemplo, si un cliente hace un pedido esto representa que se crea una orden de venta que desencadena el proceso de producción, de control de inventarios, de planificación de distribución del producto, cobro, y por supuesto sus respectivos movimientos contables. Si la empresa no usa un ERP y son soluciones departamentales no integradas las que controlan todos los procesos mencionados, la información se duplica y crece el margen de contaminación en la información (sobre todo por errores de captura). Con un ERP, el operador simplemente captura el pedido y el sistema se encarga de todo lo demás, por lo que la información no se manipula y se encuentra protegida.

-Debe ser modular puesto que lo convierte en una herramienta que puede instalarse de acuerdo con los requerimientos del cliente, evitando que este pague por funcionalidades que no va a usar que son englobadas en módulos e implicando que sea más económico puesto que ‘se paga por lo que se usa’.

-Deben ser adaptables para adaptarse a la idiosincrasia de cada empresa. Esto se logra por medio de la configuración o parametrización de los procesos de acuerdo con las salidas que se necesiten de cada uno. La parametrización es el valor añadido fundamental que se debe hacer con cualquier ERP para adaptarlo a las necesidades concretas de cada empresa.

Módulos de un ERP

Los módulos de un sistema ERP varían dependiendo de las características de la empresa, pues son muy diferentes los requerimientos en organizaciones en las que, por ejemplo, su principal negocio es la producción, la distribución o los servicios. Algunos de los módulos más comunes son:

· Gestión Financiera
· Gestión de Ventas
· Gestión de Compras
· Gestión de la Distribución y Logística
· Gestión y planificación de la Producción
· Gestión de Proyectos
· Gestión de Recursos Humanos

Qué son los ERPs?

Estos sistemas se denominan planeación de recursos empresariales o Enterprise Resource Planning (ERP) y son de historia realmente reciente. Los ERPs son sistemas de gestión de información que integran y automatizan muchas de las prácticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de la empresa.

Estos sistemas integran bajo el mismo paraguas todo el software que necesita una empresa para el correcto funcionamento de su sistema de negocio.

Se pretende que “la información esté disponible para todo el mundo todo el tiempo”.

Este tipo de sistemas tambien son conocidos como sistemas empresariales, sistemas integrales de empresa, o sistemas integrados de gestión.

Para que un sistema sea considerado un ERP debe cumplir necesariamente tres características: tienen que ser integrales, modulares y adaptables.

A continuación se citan distintas definiciones según el autor:

Davenport (1998)
“Un sistema ERP es un paquete de software comercial que promete la integración “sin costuras” de toda la información que fluye a través de la compañía: información financiera y contable, información de recursos humanos, información de la cadena de abastecimiento e información de clientes”

Tadjer (1998)
“Un sistema ERP es una base de datos, una aplicación y una interfaz unificada que cruza toda la empresa”

Holland y Light (1999)
“El sistema ERP automatiza las actividades corporativas nucleares – tales como, manufactura, recursos humanos, finanzas y gestión de la cadena de abastecimiento – incorporando las mejores prácticas para la rápida toma de decisiones, las reducciones de costos y el mayor control directivo.

Esteves y Pastor (1999)
“Los sistemas ERP están compuestos de varios módulos – tales como, recursos humanos, ventas, finanzas y producción – que posibilitan la integración de datos a través de procesos de negocios incrustados. Estos paquetes de software pueden ser configurados para responder a las específicas necesidades de cada organización.
"Estos sistemas proporcionan modelos de referencia o las plantillas de proceso que afirman incorporar las mejores prácticas actuales para apoyar a los procesos de negocio de la organización.”

Kuman y Van Hillsgersberg (2000)
“Los sistemas ERP son paquetes de sistemas de información configurables que integran información y procesos basados en información, dentro y entre las áreas funcionales de una organización”

Markus et al. (2000)
“Un sistema es un paquete de software comercial que posibilita la integración de datos transaccionales y de los procesos de negocio a través de una organización”
“Basándose en sistemas financieros y de manufactura los ERP pueden, eventualmente, permitir la integración de las cadenas de suministros entre organizaciones.”

Shanks y Seddon (2000)
“Los sistemas ERP son extensas soluciones empaquetadas de software que software que
integran los procesos de la organización a través de información compartida y flujos datos.”

Lee y Lee (2000)
“Un ERP es una paquete de software integrado de uso empresarial”

“En el ERP todas las funciones necesarias del negocio, tales como finanzas, manufactura, recursos humanos, distribución y órdenes, se integran firmemente en un solo sistema con una base de datos compartida”.

O’Leary (2001)
“Los sistemas ERP son sistemas basados en computadores diseñados para procesar las transacciones de una organización y facilitar la integración en tiempo real de la planificación, producción, y respuesta al cliente.”

Nah et al. (2001)
“Un ERP es un sistema de software empaquetado de negocios que permite a una compañía manejar el uso eficiente y eficaz de los recursos (materiales, humanos, financieros, etc.), proporcionando una total y integrada solución para las necesidades de procesamiento de información de la organización.

Laudon y Laudon (2001)
“Los sistemas ERP son sistemas de información que integran los procesos claves del negocio de forma tal que la información pueda fluir libremente entre las diferentes partes de la firma, mejorando con ello la coordinación, la eficiencia y el proceso de toma de decisiones.

Shang y Seddon (2002)
“El software ERP integra información y procesos de gestión, tales como las finanzas, manufactura, distribución y los recursos humanos, con el fin de permitir la gestión integral de recursos en una empresa.

Skok y Legge (2002)
“Los sistemas ERP se pueden definir como la puesta en práctica de los módulos del software estándar para los procesos del negocio nucleares, generalmente, combinados con modificaciones particulares para lograr una diferenciación competitiva.”

Rashid et al. (2002)
“Método para la efectiva planificación y control de todos los recursos necesarios para tomar, producir, enviar y contabilizar los pedidos realizados por los clientes en una compañía de manufactura, distribución o servicios”

Patricio Ramírez (2004) – Fusión de definiciones.
“Un ERP es una extensa solución comercial de software empaquetado compuesto de varios módulos configurables que integran, firmemente y en un solo sistema las actividades empresariales nucleares - finanzas, recursos humanos, manufactura, cadena del abastecimiento, gestión de clientes - a través de la automatización de flujos de información y el uso de una base de datos compartida. Incorporando en este proceso de integración las mejores prácticas para facilitar la rápida toma de decisiones, las reducciones de costos y el mayor control directivo, y logrando con ello el uso eficiente y eficaz de los recursos empresariales.”